Tietosuojaseloste


Oras Invest Oy (Y-tunnus 1908260-8, “Oras Invest” tai “me”) on sitoutunut suojelemaan henkilötietojesi yksityisyyttä. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme ja käytämme henkilötietoja ja mitä oikeuksia rekisteröidyillä henkilöillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679), mukaisesti. Tällä tietosuojaselosteella Oras Invest haluaa edistää avoimuutta ja osoittaa, miten henkilötietoja käsitellään osana liiketoimintaamme. Huomioithan, että tätä tietosuojaselostetta voidaan tarpeen tullen muuttaa.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Nimi: Oras Invest Oy
Y-tunnus: 1908260-8
Osoite: Erottajankatu 2A, 4. kerros, 00120 Helsinki, Suomi

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai, jos haluat käyttää soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiasi, ota yhteyttä Anniina Myllyperkiöön, anniina.myllyperkio@orasinvest.fi, puh. +358 (0)10 2868 100.

2. Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot sekä käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Oras Invest käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Työnhakijat ja työntekijät:

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointimenettelyihimme liittyvien vaatimusten toteuttamiseksi ja täyttämiseksi, mukaan lukien työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arviointia varten ja työntekijäsuhteiden hoitamiseksi. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu Oras Investin lakisääteisiin velvoitteisiin ja oikeutettuun etuun rekrytointiprosessin toteuttamiseksi tai muiden toimenpiteiden toteuttamiseksi, jotka liittyvät Oras Investin ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemiseen.

Käsittelemme työntekijöiden henkilötietoja työsuhteeseen liittyviin tarkoituksiin, kuten työnkulun hallintaan, palkanlaskentaan, työsuorituksien hallintaan, etuuksiin, eläkkeisiin, henkilöstöhallintoon, mukaan lukien terveys- ja sairausetuuksien, lomaoikeuksien, bonuksien, kykyjenhallinnan, urakehityksen, sitoutumisen, tiimin rakentamisen tai toimintojen hallintaan. Työntekijöiden henkilötietojen käsittely perustuu Oras Investin lakisääteisiin velvoitteisiin työnantajana ja sen työsopimuksen täyttämiseen, jossa työntekijä on osapuolena. Työhakemuksiin ja työsuhteeseen liittyen käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Hallituksen jäsenet:

Käsittelemme henkilötietoja silloin, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus (erityisesti osakeyhtiölain ja arvopaperimarkkinalain nojalla) käsitellä henkilötietojasi, kun se on tarpeen kanssasi tekemämme sopimuksen täyttämiseksi, kun se on oikeutettujen liiketoimintaetujemme mukaista ja kun se on tarpeen oikeudellisen asemamme suojaamiseksi. Käsittelyn tarkoituksiin kuuluu IT-palvelujen tarjoaminen hallituksen jäsenille, hallituksen kokousten järjestäminen ja hallituksen jäsenyyteen ja päätöksiin liittyvä hallinto, sääntelyviranomaisten ja julkisten viranomaisten pyyntöihin vastaaminen, oikeudellisten ilmoitusten tekeminen ja sosiaaliset tapahtumat. Käsittelyn tarkoituksena on myös liiketoimintamme asianmukainen hoitaminen sekä tavanomaisten organisatoristen toimenpiteiden toteuttaminen. Hallituksen jäsenten tunnistamiseen ja tietojen ylläpitoon liittyen käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Liikesuhteiden hallinta:

Käsittelemme henkilötietoja ylläpitääksemme ja hallitaksemme liikesuhteitamme liikekumppaneihin, palveluntarjoajiin ja muihin vastaaviin yhteisöihin sekä niiden edustajiin ja yhteyshenkilöihin. Lisäksi henkilötietoja käsitellään sopimusten tekemistä varten sekä sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täyttäminen ja oikeudellisten velvoitteiden noudattaminen. Käsittely perustuu myös oikeutettuun etuumme, jotta voimme harjoittaa liiketoimintaamme asianmukaisella tavalla ja toteuttaa tavanomaisia organisatorisia toimenpiteitä. Liiketoimintasuhteiden hoitamiseen liittyen käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Oras Investin osakkeenomistajia koskevien tietojen säilyttäminen:

Käsittelemme henkilötietoja tunnistaaksemme ja ylläpitääksemme tietoja koskien Oras Investin osakkeenomistajia sekä viestintätarkoituksia varten ja tavanomaisten organisatoristen toimenpiteiden suorittamiseksi. Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten velvoitteiden, eli osakeyhtiölain ja arvopaperimarkkinalain noudattaminen. Käsittely perustuu myös oikeutettuun etuumme harjoittaa liiketoimintaamme asianmukaisella tavalla ja toteuttaa tavanomaisia organisatorisia toimenpiteitä. Osakkeenomistajia koskevien tietojen tunnistamiseen ja ylläpitoon liittyen käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Verkkosivustomme kehittäminen ja toimivuuden varmistaminen:

Käytämme myös Google Analytics -palvelua, jotta voimme koota analytiikkatietoja ja raportteja verkkosivustomme kävijöiden käyttäytymisestä sekä kehittääksemme verkkosivustoamme. Lisätietoja Google Analyticsista löydät heidän verkkosivuiltaan.

Henkilötietoja käsitellään toimintojemme ja verkkosivuston kävijöiden käyttäytymisen analysoimiseksi, jotta voimme kehittää ja parantaa verkkosivuston sisältöä sekä muiden siihen liittyvien palvelujen laatua. Analytiikkatietoja käsitellään myös liiketoimintamme kehittämiseksi ja tavanomaisten hallinnollisten ja organisatoristen toimintojen suorittamiseksi. Käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme kehittää verkkosivustoamme ja varmistaa verkkosivustomme asianmukainen toimivuus. Analytiikkatietoja kerätään teknisistä laitteista, joilla verkkosivustolle pääsee sekä verkkosivuston käytöstä, kuten osiot, joissa on vierailtu ja vierailujen ajankohdat. Analytiikkatietoja ei käytetä henkilöiden tunnistamiseen.

Käytämme Google Analyticsin evästeitä verkkosivustollamme www.orasinvest.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat tietokoneelle tai laitteelle ja jotka auttavat verkkosivustoamme suorittamaan useita toimintoja ja tehostamaan käyttäjäkokemusta. Evästeet voivat auttaa meitä seuraamaan verkkosivustollamme vierailevien henkilöiden määrää ja auttaa meitä ymmärtämään paremmin, miten henkilöt käyttävät verkkosivustoamme. Pyydämme suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, kun se on tarpeen sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voit lukea lisää evästekäytännöistämme evästeselosteesta.

3. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Työhakemusten osalta henkilötietoja kerätään työnhakijoilta itseltään työhakemuksen toimittamisen yhteydessä. Liiketoimintasuhteiden hoitamista varten keräämme henkilötietoja pääasiassa edustajilta tai yhteyshenkilöiltä itseltään tai vaihtoehtoisesti heidän edustamiltaan organisaatioilta. Osakkeenomistajien tiedot saadaan osakkeenomistajilta itseltään tai heidän edustamiltaan organisaatioilta tai muista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä.

Vieraillessasi www.orasinvest.fi verkkosivustolla, henkilötietoja kerätään esimerkiksi evästeiden avulla käyttäessäsi verkkosivustoa.

4. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään Oras Investin sisällä edellä mainittuihin tarkoituksiin ja ainoastaan sellaisten henkilöiden toimesta, joilla on siihen oikeus asemansa vuoksi tai tehtäviensä suorittamiseksi. Tällaisia henkilöitä ovat henkilöstöammattilaiset sekä hallinto- ja IT-henkilöstö.

Oras Invest voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyyn. Tällaiset palveluntarjoajat ovat henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja Oras Investin lukuun ja Oras Investin ohjeiden mukaisesti. Oras Invest varmistaa, että palveluntarjoajien käsittelemiä henkilötietoja käsitellään asianmukaisten salassapito- ja tietojenkäsittelysopimusten sekä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään ensisijaisesti EU-/ETA-alueella, mutta EU-/ETA-alueen ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä voi olla pääsy henkilötietoihin tarjotessaan palveluitaan Oras Investille. Niissä tapauksissa, joissa tällaista tietojen luovuttamista tapahtuu, Oras Invest varmistaa, että Euroopan komissio on tehnyt päätöksen henkilötietojen suojan riittävästä tasosta kohdemaassa, käyttää Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita vastaavia järjestelyjä ja noudattaa muita asianmukaisia suojatoimenpiteitä henkilötietojen luovuttamiseen tai siirtoon EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.

5. Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Mikäli emme enää tarvitse käsitellä henkilötietojasi alkuperäistä tarkoitusta varten, tiedot joko anonymisoidaan tai poistetaan. Tietojen säilyttämistä voidaan kuitenkin jatkaa, jos se on tarpeen oikeudellisten velvoitteiden ja vaatimusten täyttämiseksi, kuten Oras Investin oikeuksien turvaamiseksi tai mahdollisten vaatimusten käsittelemiseksi.

Työhakemusten osalta henkilötietojen säilytysaika on kolme kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä.

Oras Invest arvioi sovellettavan tietosuojalainsäädännön perusteella jatkuvasti tarvettaan käsitellä henkilötietoja ja toteuttaa kaikki kohtuulliset toimenpiteet varmistaakseen, että käsiteltävät henkilötiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla.

6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojasi käsitellään laillisesti, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi ja ne kerätään määriteltyjä, nimenomaisia ja laillisia tarkoituksia varten, eikä niitä käsitellä edelleen tavalla, joka olisi ristiriidassa tässä tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten kanssa. Oras Invest käsittelee vain asianmukaisia ja olennaisia henkilötietoja ja rajaa käsittelyn siihen mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötietoja käsitellään.

Oras Invest käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä kerättyjen ja käsiteltävien henkilötietojen suojaamiseksi. Käytetyt toimenpiteet takaavat riittävän turvallisuustason rekisteröityjen henkilötietojen käsittelylle. Kaikki Oras Investin työntekijät sekä ulkopuoliset palveluntarjoajat ovat velvollisia käsittelemään henkilötietojasi ehdottoman luottamuksellisesti.

7. Rekisteröityjen oikeudet

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsitelläänkö sinun henkilötietojasi, ja jos tietoja käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi korjausta tai poistoa taikka käsittelyn rajaamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Jos käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on rekisteröitynä oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomioithan, että suostumuksesi peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksesi peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

Pyynnöt koskien oikeuksiesi käyttöä tulee lähettää tässä tietosuojaselosteessa mainittuun osoitteeseen henkilökohtaisesti allekirjoitetulla tai muulla verrattavalla tavalla vahvistetulla asiakirjalla.

Teemme parhaamme toteuttaaksemme pyyntösi. Joskus meidän on kuitenkin kieltäydyttävä pyynnöstäsi, jolloin ilmoitamme sinulle kieltäytymisen perusteet.

Mikäli Oras Invest käsittelee henkilötietoja johonkin muuhun tarkoitukseen kuin mitä varten henkilötietoja on kerätty, Oras Invest toimittaa sinulle tiedon kyseisestä tarkoituksesta ja kaikki muut olennaiset lisätiedot ennen käsittelyä.

Jos katsot, että henkilötietojen käsittelymme ei täytä yleisen tietosuoja-asetuksen tai muun sovellettavan lainsäädännön vaatimuksia, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen (www.tietosuoja.fi) henkilötietojesi käsittelyn asianmukaisuuden varmistamiseksi.